供热公司档案管理规定

第一章 总则

本规定旨在规范档案的管理流程，确保档案资料的完整性与安全性，明确各职责，并预防资料丢失。

第二章 档案管理职责

1. 总体职责： 档案管理员负责整个公司的档案资料收集和管理。各部门档案管理员则负责管理本部门的档案资料。

2. 档案保管与利用： 管理员需遵守档案管理规定，细致地进行档案的保管工作，并有效利用档案资料。

第三章 归档规定

1. 归档范围： 任何反映公司重要活动如战略发展、经营管理等的文件都需归档。

2. 归档要求： 所有归档资料应由公司统一管理，禁止个人私藏。

3. 归档材料处理： 原件为首选归档材料。若原件需外借或保留，应保留复印件。

4. 特定材料归档： 财务相关原件由财务部保存，人事相关由人力资源部保存，工程相关由工程部保存。

5. 归档执行： 所有接收和发出的文件均应及时归档，归档后的材料可供部门复印或复制使用，其他非归档材料由各部门自行管理。

第四章 档案保管规定

1. 存储设施： 档案库房应具备防火、防潮、防虫的条件。

2. 资料登记与目录： 所有归档资料需登记并编制目录。

3. 分类与管理： 档案应分类并装订成册，存放应有序。

4. 档案的维护与销毁： 定期检查档案，不再需要保留的档案应经审批后销毁，销毁记录永久保存。

第五章 档案借阅规定

1. 借阅权限： 档案为公司机密，未经允许不得外借。外部人员需公司领导批准才能借阅。

2. 借阅程序： 借阅需经档案保管负责人批准，且需在指定地点进行。

3. 借阅期限与责任： 借阅期限通常不超过一周，必须妥善保管，任何损失或损毁都将追究责任。

第六章 年度档案移交

各部门根据需要和资料的性质，每年应进行一次档案移交，保留必要的复印件，其余资料交由档案室统一保存。